home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Libris Britannia 4 / science library(b).zip / science library(b) / PROGRAMM / DB_CLIPP / 3447.ZIP / DM31.EXE / README < prev   
Text File  |  1993-08-10  |  18KB  |  423 lines
  1. Data Master Version 3.1
  2. Copyright 1990-93 Robert K. Summers - All Rights Reserved.
  3. Distributed by: RKS Software, Inc. 
  4. 3820 North Dittmar Rd., Arlington, VA 22207
  5. 703-534-1726 (Voice)  703-534-4358 (FAX)  703-534-7812 (BBS)
  6.  
  7.                               DISCLAIMER
  8.  
  9. Data Master is provided "AS IS". It is licensed without any
  10. warranty of merchantability, fitness of particular purpose,
  11. performance, or otherwise; all warranties are disclaimed.  By
  12. using Data Master, you agree that Robert K. Summers and RKS
  13. Software, Inc., will not be liable to you or any third party for
  14. any use of (or inability to use) this software, or for any
  15. damages (direct or indirect) whatsoever, even if RKS Software,
  16. Inc. or Robert K. Summers are apprised of the possibility of such
  17. damages occurring.  In no event shall Robert K. Summers or RKS
  18. Software, Inc. be liable for any loss of profit or any other
  19. commercial damage, including but not limited to special,
  20. incidental, consequential or other damages.  The entire risk
  21. related to the quality and performance of the program is on you.
  22.  
  23.                               LICENSE STATEMENT
  24.  
  25. Registered owners are licensed to use their registered copy on a
  26. single machine and to make archival copies for the sole purpose
  27. of backing up the program.  Data Master may be moved from one
  28. computer location to another, so long as there is no possibility
  29. of it being used at one location while it is being used at
  30. another.
  31.                               SHAREWARE TRIAL
  32.  
  33. You may have procured this software from another source such as
  34. the libraries on Compuserve, a BBS, a shareware disk vendor, or
  35. from a friend. That's fine!. We encourage registered users to
  36. introduce new users to Data Master by providing them with an
  37. unregistered copy. Try it out for up to 30 days, and if you
  38. decide to continue using it, pay the license fee of $39. You'll
  39. receive a registered copy and other benefits described below.
  40.  
  41. Shareware gives users a legal but limited trial period to test
  42. the software before purchase.  Data Master in shareware form is
  43. fully functional and completely documented. However, telephone
  44. support is not available to unregistered users. You must purchase
  45. the program (called "registering") before you can get telephone
  46. support.
  47.  
  48.                                HOW TO REGISTER
  49.  
  50. Call 703-534-1726, or send in the registration form at the end of
  51. this User Manual.
  52.  
  53.                           BENEFITS OF REGISTRATION:
  54.  
  55. 1. FREE LICENSED COPY OF THE MOST RECENT VERSION OF DATA MASTER,
  56. sent to you immediately by first class mail.
  57.  
  58. 2. PRINTED USER MANUAL, containing complete information on Data
  59. Master operations.
  60.  
  61. 3. TECHNICAL SUPPORT by phone, FAX, Compuserve E-mail, the RKS
  62. Software BBS, or by regular mail.
  63.  
  64. 4. DISCOUNT on upgrades of future versions of Data Master.
  65.  
  66. If you have received Data Master through a user group, a
  67. shareware distributor, or an electronic bulletin board, please
  68. remember that any diskette fee you paid DOES NOT constitute
  69. licensing the software, and you are still obligated to register
  70. if you decide to use Data Master after the 30 day trial period.
  71.  
  72.                            HARD DISK INSTALLATION
  73.  
  74. Data Master must be installed in a hard disk directory called
  75. \DM. The two required files are DM.EXE and README.  DM.EXE is the
  76. Data Master program. README is this information file, which
  77. displays on the screen when you press F1. Just copy the DM.EXE
  78. and README files into the \DM directory and type DM to start the
  79. program. 
  80.  
  81. If you have received Data Master on a distribution disk from RKS
  82. Software, a shareware vendor, or computer club, there will be an
  83. installation program on the disk. To install:
  84.  
  85. 1. place the working disk in drive A.
  86.  
  87. 2. at the A:> prompt, type A:INSTALL and follow the on-screen
  88. instructions. The default installation directory is C:\DM. You
  89. may change the drive letter, but please leave the directory name
  90. as \DM.
  91.  
  92. 3. to start Data Master any time in the future, type \DM\DM at
  93. any C:\> prompt. If you place the \DM directory in your path
  94. statement, just type DM at any C:\> prompt.
  95.  
  96. The installation procedure will also create a sample database
  97. called NAMES.DBF which you can use as-is to build a name and
  98. address file.  You can use Data Master to modify this file to
  99. add, delete, or change any of the data fields.
  100.  
  101. DOS uses the CONFIG.SYS file to set certain defaults for your
  102. computer. It MUST be in the root directory of your fixed disk. If
  103. you do not already have a CONFIG.SYS file you MUST create one
  104. that has these two lines, and place it in your PC's root
  105. directory:
  106.                             FILES=21
  107.                            BUFFERS=16
  108.  
  109. If you already use a CONFIG.SYS file that does not include
  110. settings for files and buffers, you MUST add the two lines above
  111. to the file.  You can do it with any text editor.  If your
  112. CONFIG.SYS file already contains settings for files and buffers
  113. greater than these, you can leave them as they are.
  114.  
  115.                                  DEFINITIONS
  116.  
  117. Database: A database is an organized collection of information or
  118. data. A simple example of a database is a mailing list.  Dbase
  119. database files always have a file extension of .DBF.
  120.  
  121. Record: All the data for a particular entry is called a record. 
  122. In a mailing list, each record contains all the name & address
  123. data for one person.
  124.  
  125. Field: Each item of information within a record is called a
  126. field. In each mailing list record, for example, there may be
  127. fields for last name, first name, street, city, state, and zip
  128. code. A database can contain one or more of five types of fields.
  129. These five are:
  130.  
  131.       1. Character - This type of field allows entry of all the
  132.      letters, numbers and symbols you see on your keyboard. In a
  133.      typical mailing list, all the fields would probably be
  134.      character type fields.
  135.  
  136.       2. Numeric - This type of field allows only entry of
  137.       numbers.  Use it only for numbers you want to calculate. 
  138.       Put zip codes or phone numbers in a character field, not a
  139.       numeric field.
  140.  
  141.      3. Date - This type of field allows only date entries.
  142.  
  143.      4. Logical - This type of field allows only a true/false
  144.      entry.
  145.  
  146.      5. Memo - This type of field is an elastic character field. 
  147.      Whereas character fields must be defined as a fixed length,
  148.      e.g., 20 characters long, memo fields have no fixed length. 
  149.      Instead, memo field data is stored in a companion file, with
  150.      a .DBT (DataBase Text) extension, and takes up no disk space
  151.      unless data is entered into it.
  152.  
  153. Indexes: An index is a file which controls the order in which
  154. database records are displayed and printed.  Persons working with
  155. a mailing list database would normally create an index file based
  156. on the last name field and an index file based on the zip code
  157. field (assuming these two fields are included in the database
  158. structure).
  159.  
  160. Index files created and used by Data Master have a file extension
  161. of .PCB. Creation and use of index files is explained below.
  162.                         USING DATA MASTER
  163.  
  164. Type DM at the DOS prompt of the DM directory to start Data
  165. Master, or type \DM\DM if you are not in the DM directory.
  166.  
  167. In most cases, Data Master will be able to detect whether you
  168. have a color or monochrome monitor.  If you have a monochrome
  169. monitor and the Data Master screen is not clear, type DM M to
  170. start Data Master.  The extra M tells Data Master to use
  171. monochrome, not color.
  172.  
  173. When the program starts, you will see that the Main Menu presents
  174. five options. These are discussed in turn below.
  175.  
  176. You may select any main menu option by pressing ALT plus the
  177. first letter of the option. Example: press ALT S to select the
  178. Services option. Main menu sub-options may be selected by
  179. pressing the highlighted letter for that option.
  180.  
  181. You may press ALT X to quit the program.
  182.  
  183. You may also select main menu and sub-options by using the arrow
  184. keys to highlight the option and then press Enter to select the
  185. highlighted option.
  186.  
  187.                             Files
  188.  
  189. Use this option to display a menu of six sub-options.
  190.  
  191. Open: Select this option to open a database file in the current
  192. directory. Data Master will load this file and display it on the
  193. screen in browse mode where you may add, edit, delete, etc.
  194. records.  Select the Quit option to return to the main menu.
  195.  
  196. IMPORTANT TIP: ONCE A FILE IS LOADED, YOU MAY JUMP INTO BROWSE
  197. MODE AT ANY TIME FROM THE MAIN MENU BY PRESSING THE F2 KEY.
  198.  
  199. The Status box at the bottom of the screen will always display
  200. the currently loaded database.
  201.  
  202. Note: Data Master is installed with one example database called
  203. NAMES.DBF which you can use to build a name and address file.
  204.  
  205. Modify/Create: Use this feature to modify the structure of an
  206. existing database, or to create a new database. You can add,
  207. edit, or delete fields of the five types described above.
  208. Instructions for use are provided on the screen.  Once created,
  209. you cannot modify a field name. Instead, create a new database
  210. with the field name(s) you want, and use the Append File option
  211. to move records from the old file to the new file.
  212.  
  213. Close Database: Use this feature to close the currently active
  214. database. The Status box will show that no database is active.
  215.  
  216. Append File: Use this feature to append (merge) records from
  217. another database or ASCII file into the currently active
  218. database. When appending ASCII records, the fields in the ASCII
  219. file must be in exactly the same sequence as the fields in the
  220. active dbase file.  
  221.  
  222. Save As: Use this feature to save the currently active database
  223. to a new dbase file or to an ASCII text file.
  224.  
  225. eXit: Select this option to quit the program. You may also press
  226. ALT X to quit the program.
  227.  
  228.                             Indexes
  229.  
  230. You do not have to use an index file to control your database,
  231. but it will make working with a database a lot more pleasant if
  232. you do. You must have already selected a database in order for
  233. this option to work.  When you select this option you will be
  234. presented with three choices:
  235.  
  236. Select Index(es): When you select this option, Data Master will
  237. present you with a list of existing index files.  The index
  238. file(s) you select must have been created for the currently
  239. active database.  Data Master will tell you if it does not match. 
  240. You can have more than one index active at the same time. Data
  241. Master will automatically update all active indexes as records
  242. are added, changed, or deleted.
  243.  
  244. Create New Index: Use this feature to create a new index file.
  245. Data Master will prompt you to select the field(s) to index on. 
  246. Data Master will then ask you to name the index file, and create
  247. it.  When you create a new index file, that becomes the
  248. controlling index for the active database.
  249.  
  250. Select Controlling Index: When using more than one index, use
  251. this option to tell Data Master which index is the controlling
  252. index. For example, if you have selected a last name index and a
  253. zip code index using the Select Index(es) option above, and you
  254. want to work with the records in last name order, use this option
  255. to tell Data Master that the last name index is the controlling
  256. index.  Data Master will display the records in last name order,
  257. and will automatically update both the last name and zip code
  258. indexes as you add, edit, delete, etc. records.
  259.  
  260. Rebuild Open Index(es): Use this feature to rebuild all active
  261. index files.  This means that Data Master will make sure that
  262. there is a correct entry in each index file for each record in
  263. the database file. You may need to do this, for example, if you
  264. forgot to have your LNAME.PCB and/or ZIP.PCB files active when
  265. you added, deleted, or edited data in your mailing list.
  266.  
  267. Data Master will automatically maintain your index files if they
  268. are active when you are using the database. If you are ever
  269. unsure whether a database's index files are current, just select
  270. the database, select the index files, and select Rebuild Open
  271. Index(es).
  272.  
  273.                               Use
  274.  
  275. Use this feature to display a menu of options for using the data
  276. in the database.
  277.  
  278. Browse Records: Select this option to browse the currently active
  279. database. You may add,edit, delete, locate, and view all the
  280. records in the database.  NOTE: a shortcut for displaying records
  281. in browse mode is to PRESS THE F2 KEY.
  282.  
  283. Sum/Average Data: Use this option to sum or average data in
  284. numeric fields.
  285.  
  286. Replace Data: Use this option to replace the data in a specified
  287. field in ALL the records in the currently active database. Be
  288. sure you have a backup copy of your records in case you make a
  289. mistake using this option.
  290.  
  291. Check for Duplicates: Use this option to find duplicate records
  292. in the currently active database. 
  293.  
  294. Frequency Analysis: Use this option to see what the frequency of
  295. data is in a specified field.
  296.  
  297. Delete Records: Use this option to delete all the records in your
  298. database. If a filter/query is active, only those records meeting
  299. the filter/query condition will be deleted.
  300.  
  301. Pack Records: use this option to physically purge records
  302. 'deleted' in the browse mode.  Records deleted in browse mode
  303. still occupy disk space. This pack recovers the disk space.
  304.  
  305. sTatistics: use this option to display a variety of stistical
  306. information about your database.
  307.  
  308. Mailing Labels: use this option to print mailing labels from the
  309. currently active database.
  310.  
  311. Form Letters: use this option to compose and print letters or
  312. memos. You can merge database data into your letters and memos.
  313.  
  314.                           Query Builder
  315.  
  316. Use this feature to create a query condition, or filter, so you
  317. can work with any subset of records you want to. When a query
  318. condition is active, Data Master will only display or print
  319. records meeting the query condition.  The Status box will display
  320. any query condition. To turn off the query, select the Turn Query
  321. Off option.
  322.  
  323.                             Services
  324.  
  325. This feature presents a menu of support services:
  326.  
  327. Spreadsheets:  Use this option to convert a dbase file to a
  328. spreadsheet, and to convert a spreadsheet to a dbase file. 
  329. When converting from a spreadsheet to a dbase database file, you
  330. can specify the range of cells you want converted, e.g., B1..F10. 
  331. Data Master uses the first row in the range to determine the
  332. field types (character, date, numeric, etc.) in the new database. 
  333. An "Indeterminate Cell Type" message means that Data Master could
  334. not determine the correct data type for a column because some
  335. cell in the first row did not contain data. Add appropriate data
  336. and the conversion will work.
  337.  
  338. If you want the entire spreadsheet converted into a database,
  339. just leave the cell range empty, and press the Enter key. 
  340.  
  341. Report Writer: Select this option to use the Report Writer. The
  342. Report Writer allows you to create custom reports, output the
  343. reports to printer or disk, and save the report specifications
  344. for future use.  
  345.  
  346. Read a Text File: Use this option to read any text file which may
  347. be on your disk.
  348.  
  349. Erase a File: Use this option to erase any file on your disk.
  350.  
  351. Change Directory: Use this feature to change to any other
  352. directory on your hard disk. The currently active database will
  353. be closed when you select this option.
  354.  
  355. Format Dates: Use this option to select the date format you want
  356. to be used in your database fields.
  357.  
  358. Weights and Measures: use this handy conversion utility to
  359. convert a variety of weights and measures.
  360.  
  361. Create Mailmerge File: use this option to create a mailmerge file
  362. for your favorite word processor.
  363.  
  364. Time Period Anaylsis: use this option to conduct a time period
  365. analysis of your records.
  366.  
  367. Communications: If you do not have a modem, this feature will not
  368. affect you. If you do have a modem, this new feature allows you
  369. to tell Data Master what COM port your modem works on and what
  370. your modem's baud rate is, to call RKS Software's private
  371. Bulletin Board, and to call RKS Software's Remote Control tech
  372. support line.
  373.  
  374.                          FUNCTION KEYS
  375.  
  376. F1- Use this to read the Users Manual on-line
  377. F2- Use this to invoke the browse mode. 
  378. F3- Use this to temporarily exit to DOS. You could use this
  379. feature to temporarily leave Data Master and, for example, run
  380. your favorite spreadsheet program or word processing program.  To
  381. return to Data Master, type EXIT at the DOS prompt and press the
  382. Enter key.
  383. F6- Use this to display a pop-up printing calculator.
  384. F7- Use this to display a current record count.
  385. F8- Use this to display a calendar.
  386.  
  387.                         TECHNICAL SUPPORT
  388.  
  389. We do not charge a fee for normal technical support.  You may
  390. reach us via:
  391.  
  392. 1. Compuserve: 72357,2034
  393. 2. Mail: Correspondence answered daily.
  394. 3. Voice... 703-534-1726
  395. 4. FAX..... 703-534-4358
  396. 5. BBS..... 703-534-7812
  397.                       -- DATA MASTER REGISTRATION --
  398.  
  399. Please call 703-534-1726 to register. If you prefer to pay by
  400. check, please complete this form and mail to RKS Software, Inc.,
  401. 3820 N. Dittmar Rd., Arlington, VA 22207.
  402.  
  403. Enclose your check for $39.00, plus $4.00 shipping/handling for
  404. U.S. and Canada, or $6.00 shipping/handling for other
  405. international orders.
  406.  
  407. We accept all U.S. and foreign Postal Money Orders, and will also
  408. accept checks drawn on foreign banks.
  409.  
  410. SEND TO:
  411.  
  412. Name: _________________________________________________________
  413.  
  414. Address: ______________________________________________________
  415.  
  416. City: _______________________ State: ________  ZIP: ___________
  417.  
  418. Phone:_________________________________________________________
  419.  
  420. Send:  ___ 5 1/4 inch disk    __ 3 1/2 inch disk
  421.  
  422. ---------------------------------------------------------------
  423.